Stap 1: Voorbereiding
Bewaarplaatsen en inventarissen
De eerste vraag die je moet stellen is waar en door wie het archief wordt bewaard. Dit kan zowel om fysieke locaties gaan (bureauruimte x, atelier y, zolder z, etc.), als om digitale dragers (een externe harde schijf, een doos diskettes, Google Drive, een gedeelde server, etc.). Denk ook aan externe locaties: de woningen van mensen met wie de oorspronkelijke archiefvormer samenwerkte of -leefde of een bewaarinstelling zoals het Letterenhuis.
Ga vervolgens na of er al eerder acties ondernomen zijn om het archief toegankelijk te maken. Zijn delen van het archief in het verleden geïnventariseerd, en zijn deze inventarissen terug te vinden?
Biografie auteur
Om een volledig beeld van het potentieel aanwezige archief te krijgen, is het aangewezen een beknopte biografie van de auteur samen te stellen. Focus je daarbij op de taken die de auteur in de loop van zijn carrière uitvoerde.
- Nam de auteur naast het schrijven van romans, essays, reisverhalen, theaterteksten of poëzie nog andere taken op zich? Denk daarbij aan lidmaatschappen van verenigingen en redactieraden, docentschap of het geven van lezingen. Op basis van dit overzicht krijg je een idee van de types documenten en voorwerpen die je in het archief zal aantreffen. Uit elk van deze activiteiten ontstaat namelijk archief.
- Wat zijn de sleutelmomenten én kernwerken van de auteur?
- Ga na of er gebeurtenissen zijn geweest waarbij erfgoed is verdwenen, zoals een brand, een ondergelopen kelder, een diefstal of een computercrash. Deze informatie helpt je om het archief dat je straks in kaart brengt te contextualiseren en om informatie over oudere documenten of verdwenen dossiers op te sporen.
Het verzamelen van deze informatie zal en mag een work-in-progress zijn. De informatie die je vindt, brengt je op het spoor van archief, dat op zijn beurt nieuwe informatie oplevert over het verleden van de auteur. Vertrek vanuit je eigen kennis en de informatie die je terugvindt en werk van daaruit stapsgewijs verder. Vul daarbij het overzicht van fysieke locaties en digitale dragers telkens aan.
Stap 2: Noteer basisgegevens over het archief
Eens je voldoende contextinformatie over het archief hebt verzameld en weet waar alles te vinden is, kan je naar de ruimte(s) gaan waar het archief en de collectie(s) bewaard worden om ter plekke een aantal basisgegevens (locatie, omschrijving, omvang, fysieke staat & ordeningsprincipe) te registreren. Je kan hiervoor dit sjabloon als leidraad gebruiken:
De meest overzichtelijke werkwijze is om per ruimte en per kast (eventueel ook per legplank) de informatie over het archief te noteren. Nummer de kasten en legplanken of, indien er geen sprake is van kasten, de dozen. Zo kan je eenvoudig verwijzen naar het aanwezige archief. Maak eventueel foto’s van wat je aantreft.
Voor digitale archieven ga je op dezelfde manier te werk. Je kan de locatie van de digitale documenten opnemen in dezelfde lijst, of je kan gebruik maken van het specifieke sjabloon voor digitaal materiaal:
Het is zeker niet de bedoeling dat je elk afzonderlijk document of object beschrijft. Het gaat immers om het verkrijgen van een algemeen overzicht, niet om de samenstelling van een gedetailleerde inventaris. Ga dus op zoek naar afgebakende gehelen en focus op datgene wat de documenten of objecten met elkaar gemeenschappelijk hebben en waarin ze verschillen met andere ‘gehelen’. Je beschrijft in je overzicht bijvoorbeeld niet de afzonderlijke persartikels, maar wel de mappen of dozen waarin ze opgeborgen zijn.
In sommige gevallen volstaat het om het archief en de collectie(s) op een algemener niveau te beschrijven. Als meerdere verpakkingseenheden samen een groter, logisch geheel vormen, dan kan je op dit niveau een beschrijving maken.
Wanneer opeenvolgende mappen of dozen bijvoorbeeld uitsluitend briefwisseling bevatten, volstaat het in een eerste fase om in je beschrijving te spreken van "x dozen briefwisseling". Geef wel duidelijk aan om hoeveel mappen of dozen het gaat, desnoods uitgedrukt in strekkende meter. Een ander voorbeeld is om in plaats van vier aparte fotoalbums te beschrijven, de gedeelde beschrijving "Foto's literaire evenementen - 1960-1980 - 4 albums" te gebruiken. Onthoud wel dat de locatie waar je het materiaal aantreft de insteek blijft bij het in kaart brengen. Een map administratie die wat 'verloren' staat tussen dozen affiches, krijgt altijd een individuele beschrijving, zelfs als de overige mappen met administratief materiaal wel als één reeks bij elkaar staan. Je beschrijft in deze fase de situatie zoals ze is, niet de gewenste situatie.
Je kan je bij het identificeren van gehelen laten leiden door het opschrift van de verpakkingseenheden. Hou er rekening mee dat een opschrift niet altijd overeenstemt met de inhoud. Soms worden oudere dozen hergebruikt zonder dat de opschriften worden geschrapt of verwijderd. Controleer via een steekproef of de inhoud en opschriften met elkaar overeenkomen.
Gebruik je buikgevoel om te bepalen tot welk niveau je in deze fase afdaalt en blijf vooral pragmatisch.
Stap 3: Analyseer de informatie en beschrijf eventuele problemen
De verzamelde informatie vormt de basis voor een goed beheer van het archief. Het is daarom belangrijk dat je alles goed analyseert en de problemen in kaart brengt. Wat is de omvang van het archief? Welke delen van het archief moeten prioritair benaderd worden? Hoe is het archief er fysiek aan toe? Welke stukken ontbreken? Waar kan er verder opgeruimd worden? Welke afspraken moeten er gemaakt worden? Welke pistes kunnen nog verder onderzocht worden? Besteed ook voldoende aandacht aan het digitale materiaal met alle mogelijke problemen rond back-up, verouderde bestanden of te complexe mappenstructuur.
foto: Ans Brys
Je conclusies helpen bij het formuleren van een beleid voor het beheer van je archief en bij het bepalen van de prioriteiten.
Deze tekst is een herwerking van de webpagina Breng je archief/en collecties in kaart van de projectwebsite TRACKS. Wens je meer informatie over de zorg voor je archieven raadpleeg: www.projecttracks.be.
