Literatuur Vlaanderen heeft in de afgelopen vijfentwintig jaar een interessant archief opgebouwd, waarin sporen te vinden zijn van de literaire plannen van onze grootste auteurs, en het reilen en zeilen van literaire organisaties en tijdschriften. Toen Literatuur Vlaanderen het Letterenhuis vroeg om zijn archief op te nemen, was ons antwoord dan ook ‘ja’.
Bij een eerste verkennend plaatsbezoek telden we niet minder dan 160 strekkende meter papieren archief. Al snel werd duidelijk dat we een van de grootste organisatiearchieven uit de geschiedenis van het Letterenhuis zouden verwerven. Een goede samenwerking met Literatuur Vlaanderen was noodzakelijk om de verwerving en verwerking ervan tot een goed einde te brengen.
Plan van aanpak
In overleg met Literatuur Vlaanderen bepaalden we gezamenlijke doelstellingen voor de verwerking van het archief met het oog op een overdracht:
- Archief fysiek schonen: schadelijke elementen zoals nietjes, paperclips en onderdelen met lijm (zoals post-its) verwijderen
- Archief inhoudelijk selecteren: documenten die niet in aanmerking komen voor permanente bewaring verwijderen
- Schimmels en andere beschadigingen opsporen en signaleren
- Archief herverpakken in zuurvrije omslagen en dozen, en voorzien van een inhoudsvermelding
Omdat Literatuur Vlaanderen wettelijk verplicht is om een aantal documenten zelf minstens tien jaar te bewaren, werd beslist om slechts tot en met 2014 over te dragen. De rest van het archief wordt weI verwerkt, maar blijft voorlopig bewaard op het kantoor van Literatuur Vlaanderen.
Het Letterenhuis werkte een methodiek uit om dit doel op een kwalitatieve en haalbare wijze te bereiken.
We organiseerden twee proefdagen met enkele medewerkers van het Letterenhuis en Literatuur Vlaanderen om de methodiek toe te lichten en uit te testen. Vervolgens werd de koek netjes verdeeld en verwerkte elke instelling het archief van tien werkingsjaren tot een ordelijk verpakt en geschoond geheel.
Het project in enkele cijfers
Het Vlaams Fonds voor de Letteren (VFL), de voorloper van Literatuur Vlaanderen, werd in 1999 opgericht ter ondersteuning van de letterensector. Tot en met 2020 werkte Literatuur Vlaanderen met papieren aanvragen. Het papieren archief omvatte dus ruim twintig jaar werk van deze literaire speler.
- Er waren vier medewerkers nodig tijdens de twee proefdagen om één werkingsjaar volledig te herverpakken en zowel inhoudelijk als fysiek te schonen.
- Op deze proefdagen werden 66 dozen van één werkingsjaar teruggebracht tot 25 archiefdozen.
- 2009 werd geselecteerd als representatief testjaar.
- De oorspronkelijke 160 strekkende meter werden teruggebracht tot 40 strekkende meter.
- Niet minder dan drie jobstudenten van het Letterenhuis en vijf jobstudenten en stagiaires van Literatuur Vlaanderen verzetten samen een berg werk.
- We hadden een doorlooptijd van twee jaar nodig om dit project tot een goed einde te brengen.
Ook voor het Letterenhuis was de omvang van het archief van Literatuur Vlaanderen even slikken. We zijn dan ook bijzonder blij met de goede samenwerking met Literatuur Vlaanderen om deze overdracht tot een goed einde te brengen. Door onze gezamenlijke inspanningen is de bewaring en ontsluiting van dit unieke bronnenmateriaal gegarandeerd.
