Heb je soms ook het gevoel dat je kantoorruimte overstelpt raakt door massa’s klasseurs en archiefdozen? Dat je digitale documentatie schrikbarend onvolledig is, omdat belangrijke documenten ergens rondslingeren op het bureaublad van je medewerkers? Gebruikt je organisatie zoveel verschillende informatiesystemen dat je niet meer weet of je informatie nu op Google Drive, Dropbox, Sharepoint of dat ene planningsysteem staat? Of merk je dat je opslagruimte haar limieten aan het bereiken is, maar ben je niet zeker of je wel zaken mag weggooien? Dan is het een goed idee om een ‘trashday’ of opruimdag te houden!
Een trashday is een dag waarop je samen met de hele organisatie de handen uit de mouwen steekt om het archief dat je bewaart te ordenen, vervolledigen of op te ruimen. Door documenten die bij elkaar horen samen te brengen en te bewaren, verhoog je de vindbaarheid en dring je de chaos in je archief terug. En door onbelangrijke documenten weg te gooien, maak je je archief kleiner. Zeg nu zelf, wie zoekt niet liever door 10 dan door 100 mapjes!
Hou er rekening mee dat Rome ook niet op één dag is gebouwd: één trashday zal je papieren en digitale archief niet voor de eeuwigheid op orde houden. Je houdt best een à twee keer per jaar een trashday om je digitale en fysieke documenten op orde te zetten.
Hoe je zo’n trashday stap voor stap aanpakt, kan je lezen op de TRACKS-website. Dit is een uitgebreide toolbox met richtlijnen over archief en collectiezorg voor de kunstensector.
Pärtners: AMVB, Archiefpunt, CEMPER, Centrum Kunstarchieven Vlaanderen (CKV), Letterenhuis, meemoo en Centrum Vlaamse Architectuurarchieven (VAi)